Perder unas escrituras es un contratiempo más frecuente y menos grave de lo que pudiera parecer.
Hoy día existen diferentes vías para recuperar una escritura extraviada, en función, primordialmente, de si el notario que otorgó la escritura en primer lugar sigue en activo o no, en cuyo caso tendremos que averiguar previamente qué notario debe haber heredado sus protocolos y, por tanto, a cuál debemos dirigirnos para solicitar una copia de nuestras escrituras.
Pasos para recuperar unas escrituras perdidas
Si el notario sigue en activo
En este caso, si queremos recuperar las escrituras es tan simple como ir al notario que inscribió la misma y solicitar en su notaría que nos expidan una copia autorizada, la cual tendrá exactamente la misma validez que la escritura original, a diferencia de una copia simple, lleva la firma del notario. Es por ello por lo que en este supuesto sólo nos supondría un trámite sencillo y sin complicaciones.
¿Cómo recuperar las escrituras perdidas si el notario ya no ejerce?
En estos casos en los que no podemos dirigirnos directamente al notario con el que firmamos, bien sea porque ha fallecido o bien porque se ha jubilado, para recuperar la escritura firmada con un notario que ya no ejerce podemos acudir al Archivo General de Protocolos Notariales.
En este archivo oficial se almacenan copias autorizadas de todas las escrituras que se hayan elevado ante notario en nuestro país, así como cualquier documento notarial con una antigüedad entre 25 y 100 años que se hayan generado en cada distrito notarial.
Cada Comunidad Autónoma cuenta con un Colegio Notarial que puedes consultar en nuestro post de Colegios Notariales de España y estos, a su vez, se dividen en distritos notariales más pequeños para dar servicio a una o varias localidades, de manera que cada uno de estos archivo cuenta con su correspondiente delegación del Archivo General de Protocolos Notariales; por lo que si queremos localizar una copia de una escritura perdida no tenemos más que dirigirnos al Archivo General que nos corresponda por razón del lugar donde se firmara la escritura.
Para ello, la persona interesada deberá presentar la correspondiente solicitud acompañada de copia del Documento Nacional de Identidad, con indicación de la fecha y del notario autorizante de la escritura que intentamos localizar.
Si la escritura perdida se tratara de una de delación de herencia, deberemos aportar, además el pertinente certificado de defunción y certificado de Actos de Última Voluntad de la persona fallecida.
Esta solicitud se puede cursar por vía presencial o telemáticamente enviando nuestra solicitud por escrito y con firma electrónica de un notario.
¿Y si no sabemos quién fue el notario?
En estos supuestos bastará por solicitar nota simple en el Registro de la Propiedad u otro oficial que corresponda, trámite que también se puede realizar online de manera inmediata, y en la misma constarán los datos del notario encargado de la firma.
Por lo que no hay motivo de preocupación si no localizamos una escritura pública porque, como hemos podido comprobar es relativamente sencillo saber qué notario tiene nuestra escritura y pedir una copia autorizada de la misma.